1 Temmuz 2012'de yürürlüğe giren, yeni Türk Ticaret Kanunda yer alan ve Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından düzenlenen Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi ile resmi yazışmaların tanımı değişiyor. KEP Yönetmeliği, standart elektronik posta yoluyla haberleşmenin sahip olduğu zaafiyetleri ortadan kaldıran, alıcının ve göndericinin kimliklerini elektronik imza ile kayıt altına alarak delil yaratıldığı, standart elektronik postanın gelişmiş şekli olarak hizmet verecek. Sistemin alt yapısı hazırlanmış durumda ancak henüz hizmete geçmedi. Ocak 2013 tarihinden itibaren anonim, limited ve komandit şirketler bir KEP adresine sahip olmak zorunlu olacak. Öte yandan şahıslar da dilerlerse bir KEP adresine sahip olabilecek. Şahıslar, noter işlemlerinden, kredi kartı ekstrelerine kadar birçok alanda bu sistemi kullanabilecekler. KEP'de işlem şifresi adı verilen bir şifre ile bütün elektronik postaların orjinalliği garanti ediliyor. Ayrıca elektronik posta sayısı ve büyüklüğüne göre ücretlendirme yapılcak. "STANDART ELEKTRONİK POSTANIN YASAL GEÇERLİLİĞİ YOKTUR" KEP Sisteminin alt yapısını 2009 yılında TÜBİTAK ile birlikte hazırlamaya başlayan ve bugün sistemi kullanılabilir hale getiren VERION Teknoloji Grubu CEO'su Yüksel Samast KEP'i şu şekilde tanımlıyor: "Sistemde özel ve tüzel kişilerin kayıtlı olması gerekir. Standart elektronik posta hesaplarında şahsa ait olup olmadığı kesin değildir ve yasal geçerliliği yoktur. Birisi sizin adınıza mail adresi almış olabilir ve bunun üzerinden sizin adınıza yazışmalar yapabilir yani aslında standart elektronik postada kişinin kim olduğu belli değildir. Diğer taraftan ise dokümanın içeriği karşı tarafa teslim olurken değişime uğrayabilir. Örneğin; standart postada maili gönderdiğiniz anda servis sağlayıcınıza ilk posta gidiyor. Oradan gitmesi gereken adrese yönleniyor. Yetkisi olan birisi o postayı servis sağlayıcısı üzerinden değiştirebilir veya araya girmiş hacker posta üzerinde değişiklik yapabilir, başka birisi sizin mailinizi de kullanabilir. Diğer taraftan standart elektronik postalarda yollama zamanı kesin değildir. Yasal durumlarda ise bir tebliğinin zamanı çok önemlidir. Standart elektronik postada kimse bunlara önem vermiyor. Çünkü standart elektronik posta yasal olarak kullanılmıyor. Bu nedenle önemsenmiyor. Elektronik posta atsanız da yazılı olarak kişiye ayrıca göndermek istediğiniz evrakı veya yazıyı elden ulaştırmanız gerekiyor. Eski Türk Ticaret Kanunu'nda bu böyleydi.Türkiye 3 yöntemle yasal evrak tebliğ ediyor. Noter aracılığıyla, telgrafla, posta yöntemiyle. Hala elektronik posta, yasal olarak kullanılmıyor. KEP sistemi ise elektronik ortamda yapılan yazışmaların yasal olmasını sağlıyor. Ayrıca tebliğ gibi birçok işlemide sanal ortama taşıyor. Sistemin içindeki kişi, gönderilen metin veya evrak, alıcı yasal olarak tescillenmiş oluyor." LİSANS SAĞLAYICI BTK KEP adreslerinin, servis sağlayıcılar tarafından verileceğini belirten Samast, "Bunun için yeni kurumlar kurulacak ya da firmalar bu hizmeti verebilmek için BTK'ya başvuruda bulunacak. Firmalar KEP hizmet sağlayıcısı sistemi satın alarak bu hizmeti verebilecekler. Sistem ile ilgili yasal düzenlemeleri BTK yapacak. İlgili firmalar gerekli altyapıyı sağladıklarını beyan edecekler. BTK da hizmet sağlayıcı firmalara lisans verecek" dedi. SPORCULAR LİSANS İŞLEMLERİNDE KULLANABİLECEK Hizmeti herkesin kullanabileceğini belirten Samast, diğer yandan da ihtiyaç duymayanların da olabileceğini belirtiyor. KEP ile gönderilen, kredi kartı ekstresi, fatura, ceza, ihbar gibi evrakların yasal olarak kişiye ulaşmış sayıldığını belirten, Samast şunları kaydeti: "İnsanlar resmi yazışmaların kolayca ellerine ulaşmasını istemeyebilir. Ancak 19 Ocak 2013 tarihi itibari ile anonim, limited ve komandit şirketler bu adresi almak zorundalar. Yılbaşından sonra her şirketin kendine ait bir KEP adresi olması ve bu adresi açık olarak kamuya duyurması zorunlu olacak. Bu adres şirketlerin tebliği adresi olacak. Teklif isteme ve alma gibi durumlarda, bir firma ya da kişi bu adres üzerinde elektronik posta yoluyla iş teklifi, fatura vs.. gibi evrakları şirketlere gönderecekler. Öte yandan sistem kağıt, gönderim, kırtasiye gibi masrafları ortadan kaldırıyor ve vakit kaybını önlüyor. Ayrıca KEP üzerinde attığınız elektronik postalar, noter üzerinde yapılmış bir işlem olarak kabul ediliyor. Bankalar her ay kredi kartı ekstresini, bu sitem üzerinde müşterlilerine gönderebilirler. Araba satışlarında ise taraflar satışı beyan ettikleri evrakları notere KEP üzerinden göndererek satışı gerçekleştirmiş olacaklar. Sporcular lisans alırken veya lisans kaydırma yaparken KEP'i kullanabilecekler." "ULUSLARARASI OLARAK KULLANILAMIYOR" Sistemin henüz uluslararası yazışmalar için altyapısının hazır olmadığını belirten Samast, "Buradaki bir KEP firması ile Avrupa'da ki firmanın anlaşması gerekiyor. Ancak öncesinde BTK'nın bir anlaşma imzalaması gerekiyor. Böylece yurtdışı ile ticaret yapmak isteyen firmalar ile daha kolay çalışacak" dedi. Sosyal Güvenlik Kurumu, Milli Eğitim Bakanlığı, Çevre ve Şehirçilik Bakanlığı, Maliye Bakanlığı gibi birçok kamu kuruluşunun sistemi kullanmaya hazırlandığını belirten Samast, "Bütün şirketlerle KEP üzerinden yazışmak istiyor. Bunu sağlamak için alt yapıyı hazırlıyor. PTT ve Türk Noterler Birliği, KEP hizmet sağlayacısı olmak istiyorlar. Son 1 yıldır bunun çalışmaları sürüyor. Ancak KEP sistemindeki bütün yazışmaların resmi olmasından dolayı noterlere daha az ihtiyaç duyulacak. Bu durumda noterlere gelir kaybı yaşatabilir" şeklinde konuştu. SİSTEM ÜCRETLİ OLACAK Standart olarak elektronik posta başına herkese 100 mb alan verileceğini anlatan Samast, daha fazla alan talep edenler için ayrı bir ücretlendirme yapılacağını belirterek, şunları kaydetti: "Elektronik posta adresi açtırmak için ayrı, atılan her elektronik posta için ayrı ücretlendirmeler olacak. Tarifeler piyasa tarafından belirlenecek. Ancak daha önce noterde ya da PTT'de yapılan işlemlere göre daha uygun fiyatlar olacak, ücretlendirmelerde kuruşlar kullanılacak. Elekttronik posta boyutlarına göre fiyatlandırmalar değişecek. Elektronik postanın adedi, boyut gibi durumlar fiyatları belirlenecek. Telefon operatörlerinin SMS (kısa mesaj) paketleri gibi olacak." YASAL BAĞLAYICILIK İÇİN HER İKİ TARAFTA DA KEP OLMASI GEREKİYOR "Verion şirketi 2009 yılında KEP sisteminin alt yapısını TÜBİTAK destekli olarak geliştirdi ve kullanıma hazır duruma getirdi" diyen Samast, "Şirketler bizden gelip hizmet sağlayıcı sistemi alabilirler. Sistem tamamlanmak üzere. PTT, Türk Noterler Birliği Vakfı ve Türk KEP hizmet sağlayıcı olarak da sistemini hazırlıyor. Ancak hizmet sağlayıcı olarak henüz BTK'ya ulaşan başvuru olmadı. Sistemin Kasım-Aralık ayı gibi hazır olmasını istiyoruz" dedi. GÖ (FOTOĞRAF) ......//KUTU1//...... NASIL KEP SAHİBİ OLACAĞIZ? Tüzel kişi olarak, şirket sicili, imza sirküleri gibi evraklarla, KEP hizmeti veren firmadan email adresi alabiliyorsunuz. İlk kayıt işleminde ıslak imza şartı aranıyor. Özel kişiler ise kimlikleri ile email adresi alacaklar. Elektronik postalarda özel kişilerin TC kimlik numarası, tüzel kişilerin ise numarası görünecek. Bu internet ortamında yapılan yazışmalardaki güvenliği artıracak. Şirketler elektronik posta ortamında gelen iş tekliflerini güvenli bulacaklar. ......//KUTU2//...... KESİN DELİL GÜCÜNDE Sistem, Avrupa Telekomünikasyon Standartları Enstitüsü'nün (ETSI) yayımladığı standartlar çerçevesinde kayıtlı elektronik posta hizmetini sunacak olan "kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcı"'lar üzerinden çalışıyor ve e-posta gönderimi ve alımı sürecindeki her bir adım elektronik imza ve zaman damgası ile kaydediliyor. Kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılar güvenilir üçüncü taraf konumunda oldukları için, iletişimin tarafları arasında yaşanabilecek uyuşmazlıklarda, oluşturdukları bu kayıtlar, kesin delil gücünde olacak. ......//KUTU3//...... YENİ TÜRK TİCARET KANUNU'NUNDA KEP İLE İLGİLİ MADDELER Yeni Türk Ticaret kanunda yer alan düzenlemelerde KEP'e şu şekilde yer veriliyor: MADDE 18- (1) Tacir, her türlü borcu için iflasa tabidir; ayrıca kanuna uygun bir ticaret unvanı seçmek, ticari işletmesini ticaret siciline tescil ettirmek ve bu Kanun hükümleri uyarınca gerekli ticari defterleri tutmakla da yükümlüdür. (2) Her tacirin, ticaretine ait bütün faaliyetlerinde basiretli bir iş adamı gibi hareket etmesi gerekir. (3) Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır. II - Beyanlar, belgeler ve senetler MADDE 1525- (1) Tarafların açıkça anlaşmaları ve 18 inci maddenin üçüncü fıkrası saklı kalmak şartıyla, ihbarlar, ihtarlar, itirazlar ve benzeri beyanlar; fatura, teyit mektubu, iştirak taahhütnamesi, toplantı çağrıları ve bu hüküm uyarınca yapılan elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmesi, elektronik ortamda düzenlenebilir, yollanabilir, itiraza uğrayabilir ve kabul edilmişse hüküm ifade eder. (2) Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu Kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır. II - Beyanlar, belgeler ve senetler MADDE 1525- (1) Tarafların açıkça anlaşmaları ve 18 inci maddenin üçüncü fıkrası saklı kalmak şartıyla, ihbarlar, ihtarlar, itirazlar ve benzeri beyanlar; fatura, teyit mektubu, iştirak taahhütnamesi, toplantı çağrıları ve bu hüküm uyarınca yapılan elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmesi, elektronik ortamda düzenlenebilir, yollanabilir, itiraza uğrayabilir ve kabul edilmişse hüküm ifade eder. (2) Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır. ......//KUTU4//...... KEP, TEBLİGAT KANUNUNDA DA YER ALIYOR Kayıtlı elektronik postanın uygulanacağı alanlardan bir diğeri ise, Tebligat Kanunu md. 7/A'da yer alan elektronik tebligattır. Md. 7/A, f.2 uyarınca sermaye şirketlerine yani Anonim, Limited ve Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketlere elektronik tebligat yapılması zorunludur. Elektronik tebligat, hukuken ve teknik olarak güvenli bir alt yapı olarak hizmet sunan kayıtlı e-posta sistemini kullanacaktır. Adalet Bakanlığı tarafından md. 7/A'ya ilişkin olarak hazırlanmakta olan Yönetmelikte, bu hususa yer verilmesi gerekmektedir. Bu husus, Dijital Şirket'in ilişkide bulunduğu kamu kurumları yani Devlet'le olan ilişkilerinin de elektronik ortamda yapılması gerektiğine ilişkin temel ilke ile uyumlu olacaktır. Bireyler açısından ise durum şudur: kendisine e-tebligat yapılmasını isteyen kişi tebligata elverişli bir adres (yani kayıtlı e-posta adresi) vererek, bu adrese tebligat yapılmasını isteyebilecek. Dolayısıyla e-tebligat henüz bireyler açısından isteğe bağlı bir uygulama.